シフトを自動作成するには、シフト作成ツールを活用するのがおすすめです。本記事では、おすすめのシフト作成ツール15選をピックアップ。無料で使えるものからAI搭載のものまで厳選し、それぞれの特徴や料金を解説します。エクセルでシフトの自動作成を叶える方法も紹介するので、シフト作成にお悩みの方は参考にしてみてください。
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シフト作成ツールの種類｜エクセルやシフト作成ソフトから選択可能
シフト作成ツールは、大きく以下の3種類に分かれます。
- エクセルのマクロ活用型
エクセルのマクロ機能を使って、従業員ごとの勤務曜日・時間帯の反映、論理チェックによるエラー検出、労働時間の算出などを自動化します。 - プログラミング言語活用型
エクセルのマクロ機能を使ってできることに加え、公休の自動反映や人員調整、従業員への作業割り当てなども自動化します。 - AI活用型
マクロやプログラミング言語でできることに加え、土日公休数や勤務シフトに偏りが出ないように調整するほか、スキルを考慮した作業割り当て、予算ベースシフト作成などを自動化します。
どれもシフト作成を自動化できるツールではありますが、自動化できる範囲に違いがあるため注意が必要です。なるべく手入力を減らしたい場合や、ミスなくスピーディにシフトを作成したい場合は、AI活用型をおすすめします。
シフト作成ツール（シフト管理・作成ソフト）の選び方
シフト作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 自社の業種とマッチするか
- 自動化範囲はどこまでか
- 1日単位・時間単位で作成できるか
- スキルやタスクは反映できるか
- スマホアプリで使えるか
- シフト共有機能が使えるか
- データを外部に連携できるか
- 無理なく使える料金か
- 法令遵守に強いか
自社の業種とマッチするか
シフト作成ツールといってもさまざまな種類があり、業種の向き・不向きもみられます。業種問わず導入できるシフト作成ツールもありますが、飲食業向け、医療向け、介護向けなど特化型のツールも少なくありません。
2交代制や3交代制、3直2交代制、早番・遅番など、各業種でよくある働き方に対応可能なシフト作成ツールを選びましょう。
自動化範囲はどこまでか
シフト作成ツールを導入する際、どこまで自動化させたいのか整理しておく必要があります。なぜなら、シフト作成ツールによって自動化できる範囲が異なるからです。
単にシフト表作成自体を自動化できればよい場合、シンプルなシフト作成ツールで問題ありません。
一方、各従業員のスキルをふまえ、適切な人員配置や業務の割り当てまでツールに任せたいとなると、AI搭載型のシフト作成ツールが必要になります。
自動化範囲をどこまで求めるかによって、選ぶべきシフト作成ツールが変わるでしょう。
1日単位・時間単位で作成できるか
早番・遅番の交代制、8時間ごとの3交代制など、職場によってはさまざまな勤務体系があります。その場合、どうしてもシフト表が複雑になり、作成に手間がかかることも少なくありません。
しかし、1日単位や時間単位といった細かな調整が可能なシフト作成ツールであれば、日毎の正確な出勤人数や時間を把握できます。過不足が把握できれば、シフト調整もスムーズです。
スキルやタスクは反映できるか
シフトを作成する際には、従業員のスキルやタスクを反映する必要があります。
従業員ごとのスキルを考慮しつつシフトを組まないと、新人ばかりでベテランがいない、ホールスタッフばかりでキッチンスタッフが足りないなど、人数のアンバランスな日が生じてしまうでしょう。
そのため、シフト作成ツールを探す際には、スキル・タスク内容でシフトを調整できるかどうか確認するのをおすすめします。
スマホアプリで使えるか
シフト作成ツールは、基本的にPC・スマートフォンのどちらからも使用可能です。しかし、できればスマホアプリを使えるシフト作成ツールを導入しましょう。
スマホアプリで使用できれば、プッシュ通知機能を利用できます。シフト申請の提出期限通知、シフト確定時の共有通知など、シフト管理をよりスムーズにする通知を送信可能です。
シフト共有機能が使えるか
シフト作成ツールは、シフトの作成者・管理者にとってのみ便利なツールではありません。シフトを提出する従業員にとっても、使いやすい必要があります。従業員にとって重要な機能のひとつが、シフト共有機能です。
シフト共有機能があれば、シフト作成ツール上でシフト表を配信でき、従業員は自分の勤務スケジュールを簡単に把握できます。
データを外部に連携できるか
シフト作成ツールは、外部システムと連携することでより便利になる可能性があります。もっとも多いのが、勤怠管理システムとの連携です。
勤怠管理システムとシフト作成ツールを連携できれば、簡単に出退勤日時を入力でき、転記の手間がかかりません。出退勤日時を正確に把握することで、その後の給与計算もスムーズに進みます。
また、ビジネスチャットツールやLINEなど、コミュニケーションツールを連携できれば、シフト調整時や共有時のやりとりもスピーディになるでしょう。
無理なく使える料金か
シフト作成ツールの多くはクラウドシステムとして提供されており、基本的には月額あるいは年額のランニングコストが発生します。
1ユーザーあたりの従量課金制、あるいは人数制限なしの定額制として提供されることが多く、従業員数が少ない場合は従量課金制、多い場合は定額制がおすすめです。
毎月使用するものなので、無理なく使い続けられるランニングコストか、複数サービスの料金を比較しましょう。
法令遵守に強いか
シフトを作成する際には、法令遵守に注意しなければなりません。労働時間や休憩時間、残業時間などを正しく設定するためには、法令に基づいた制御機能が必要です。
その点、法令遵守に対応できるシフト作成ツールであれば、制御機能が働き法令違反を防止できます。
法定労働時間、時間外労働の上限、休憩付与の義務などを守るためにも、法令遵守に強いシフト作成ツールを選びましょう。
シフト作成ツールの無料・有料プランの違い
シフト作成ツールには、有料のものだけでなく無料で使えるものもあります。無料・有料プランの違いと、どんな企業におすすめか表にまとめました。
| 料金 | 機能の違い | おすすめの企業 |
| 無料 | ・シフト申請や回収 ・シフト自動作成 ・シフト共有 などが可能 | ・費用を抑えたい ・勤務形態が複雑ではない ・従業員数が少ない |
| 有料 | 無料プランでできることに加え、 ・AIを活用したシフト自動作成 ・幅広い雇用形態への対応 ・労務規定違反を防止する警告アラート などが可能 | ・シフト作成の負担が大きい ・従業員が多く勤務形態もバラバラ ・法令遵守を徹底したい |
AIを使って複雑なシフト作成も効率化させたい場合、有料のシフト作成ツールがおすすめです。しかし、従業員数が少なく、シンプルにシフト作成や管理をデジタル化できればよい場合は、 無料ツールで十分なこともあるでしょう。
シフト作成ツールおすすめ15選を比較【無料のシフト管理・作成ソフトあり】
数あるシフト作成ツールの中からおすすめ15選をピックアップし、比較表を作成しました。各ツールの月額料金やAI搭載、無料トライアルの有無を比べてみましょう。
| サービス名 | らくしふ | Shiftmation | R-Shift | シフオプ | おまかせシフト | 勤務シフト作成お助けマン | SHIFTEE | Airシフト | Optamo | はたLuck | SyncUp | ジョブスイート パートタイム | CAST | oplus | ジョブカン勤怠管理 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 月額（税込） | 要問合せ | 要問合せ | 10万円（税要確認）〜 | 330円/名 | 6,416円〜（年払いの月額） | Day:13,750円〜/拠点 Time:5,500円〜/拠点（どちらも年払いの月額） | 220円 | 110円 | 要問合せ | 要問合せ | 55,000円〜/拠点 | 要問合せ | 要問合せ | 有料プラン：100円〜（税要確認）※100名まで使える無料プランあり | 220円〜 |
| AI搭載 | ◯ | ◯ | ◯ | × | × | ◯ | ◯（オプション） | ◯ | ◯ | × | × | × | × | ◯ | × |
| 無料トライアル・デモ | × | × | ◯ | × | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | × | ◯ | ◯ |
各ツールの詳細を早くチェックしたい方は、「【無料あり】シフトを自動作成できるツール15選」をご確認ください。
シフト作成ツールおすすめ15選｜自動でシフトを組むソフトを解説【無料あり】
おすすめのシフト作成ツールを15選ピックアップし、それぞれの特徴や機能、料金などについて解説します。なかには無料で使えるツールもあるため、費用を抑えたい方も参考にしてください。
らくしふ
『らくしふ』は、株式会社クロスビットが提供するシフト作成ツールです。
LINEを通じてシフト希望を収集でき、送られてきたシフトはらくしふ内に自動で取り込み。取り込んだ内容はシフト表に転記されるので、作業の手間を抑えられます。
シフトの自動作成では、各従業員のスキルやポジションをはじめ、人件費や売上、予想客数なども考慮し最適な人員配置を叶えるのも便利なポイント。
複数店舗の管理を集約できるので、従業員数が不足する場合には他店へのヘルプ要請も可能です。
労務違反を防止するアラート機能も搭載されており、法令遵守への対応もスムーズでしょう。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | ◯ | × |
Shiftmation
出典：https://www.shiftmation.com/
『Shiftmation（シフトメーション）』は、株式会社シフトメーションが提供するシフト作成ツールです。
AIを活用してシフトの自動作成を叶えており、シフト作成はボタンをひとつ押すだけで完了。スタッフマイページから送られたシフト希望が自動で収集・反映されます。
シフト作成では条件設定も可能で、公休数や出勤人数のほかスタッフ同士の相性まで考慮し自動作成が可能です。ポジションや資格などによるグルーピングもできるため、スタッフバランスの調整に役立つでしょう。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | ◯ | × |
R-Shift
『R-Shift（アールシフト）』は、オーエムネットワーク株式会社が提供するシフト作成ツールです。導入店舗数20,000店、ユーザー数は400,000名を記録しており、幅広い業種で導入されています（※）。
簡単にシフトを自動作成できるのが特徴で、AIを活用することにより最短1分でシフトを作成可能。勤務時間や公休数だけでなく、スタッフ間の相性までふまえ、高精度なシフト作成を叶えます。
自店・他店問わずシフトを管理でき、作成されたシフトは100点満点で採点できるのも特徴のひとつ。適切な人員配置か数値で確認できるほか、各シフトデータの分析も可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 10万円（税要確認）〜 | ◯ | ◯ |
※“R-Shift公式HP”参照
シフオプ
『シフオプ』は、株式会社リクルートが提供するシフト作成ツールです。
PCやスマートフォン、タブレットなどマルチデバイスに対応し、簡単にシフト申請・収集が可能。日・週・月別でシフトを作成でき、人件費予算の設定や人件費の自動計算も叶います。
固定シフト制の場合は、シフトパターンを基本シフトとして登録可能です。
労務違反リスクが検知された場合にはアラートが出されるため、法令遵守に関しても頼りになるでしょう。
作成したシフトはメールやアプリを通じて簡単に共有でき、不足がある場合にはヘルプ募集も可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 330円（税込）/名 | × | × |
おまかせシフト
出典：https://easy.omakaseshift.jp/
『おまかせシフト』は、ピクオス株式会社が提供するシフト作成ツールです。
スマートフォンやPCを使ってシフト申請や作成ができ、わかりやすく直感的に操作できる点が魅力。簡単なドラッグ操作だけでシフト表が完成します。
固定勤務の従業員がいる場合には、固定シフトとして設定しておけば簡単にシフトを作成可能です。
利用料金は定額制でユーザー数は無制限なので、従業員数が多い場合も利用料金を抑えられるでしょう。
電話やメールを通じた無料サポートも提供されているため、ツールの導入に不安がある場合にもおすすめします。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 6,416円〜（税込・年払いの月額） | × | ◯ |
勤務シフト作成お助けマン
『勤務シフト作成お助けマン』は、鉄道情報システム株式会社が提供するシフト作成ツールです。業種や規模を問わず多くの企業に導入されており、顧客満足度は98%を記録しています（※）。
早番や遅番などの交代制勤務に便利な『勤務シフト作成お助けマンDay』、時間指定タイプのシフト勤務に便利な『勤務シフト作成お助けマンTime』の2つを利用でき、AIによるシフトの自動作成が可能です。
条件を設定しておくだけでシフトを最適化してくれるほか、条件を満たさなかった場合はアラートが通知されるのが便利でしょう。
| 月額料金（税込） | AI搭載 | 無料トライアル |
| Day:13,750円〜/拠点 Time:5,500円〜/拠点 （どちらも年払いの月額） | ◯ | ◯ |
※“勤務シフト作成お助けマン公式JP”参照
SHIFTEE
『SHIFTEE（シフティー）』は、株式会社システムサポートが提供するシフト作成ツールです。小売や飲食をはじめさまざまな業種に導入されており、ユーザー数は25,000名を記録しています（※）。
スマホアプリから気軽にシフト申請や管理が可能で、従業員から送られてきたシフトは管理画面に自動で取り込み。転記作業をカットしシフト作成を効率化できます。
各スタッフのスキルを登録し可視化できるので、有資格者の配置もスムーズでしょう。
クラウドシステムでありながらカスタマイズ性も強く、欲しい機能については相談できるのも心強いポイントです。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 220円（税込） | ◯（オプション） | ◯ |
※“SHIFTEE公式HP”参照
Airシフト
『Airシフト』は、株式会社リクルートが提供するシフト作成ツールです。
スタッフ用アプリ『シフトボード』との連携でより便利に使用でき、アプリから申請されたシフト内容を自動で転記可能。シフト表作成を簡単に終えられます。
シフト管理画面上でチャットもできるので、シフト調整のやりとりもスムーズになるでしょう。
シフト管理だけでなく、出退勤の打刻機能も搭載していることから、勤怠管理システムを導入せずとも勤務時間を管理可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 110円（税込） | ◯ | ◯ |
Optamo
『Optamo（オプタモ）』は、株式会社モーションが提供するシフト作成ツールです。
小売業や飲食業におすすめの『Optamo Lite R』、業種問わずおすすめの『Optamo for Shift』、ハイエンド版『Optamo for Task』の3つから選んで導入できます。
特徴は、AIを活用して簡単にシフトを作成できること。勤務日数やスキルといったさまざまな条件を考慮しつつも、AIによってスピーディにシフトを作成でき、シフト管理の手間を大幅に減らせます。
AIのチューニングも自分たちで行えるため、自社の働き方にあわせてAIの精度を上げられるのも便利なポイントでしょう。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | ◯ | ◯ |
はたLuck
『はたLuck』は、株式会社HataLuck and Personが提供するシフト作成ツール／店舗マネジメントDXアプリです。
スマホアプリから気軽に操作でき、店舗スタッフのコミュニケーションをはじめシフト管理やエンゲージメント管理、オペレーション管理などにワンストップで対応。店舗サービスにおける生産性アップを総合的に支えます。
シフト管理においては、タスク割当や法令遵守などに対応するほか、必要人員を設定し過不足なくシフトを組むことも可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | × | ◯ |
SyncUp
『SyncUp（シンクアップ）』はシェアフル株式会社が提供するシフト作成ツールです。飲食業や小売業、宿泊業など幅広い業種で導入されており、導入企業数は550社ほど、ユーザー数は60,000名ほどを記録しています（※）。
最短即日で導入できるスピード感が魅力で、スマホアプリから簡単に操作可能。収集されたシフト希望は自動でシフト案に転記されるので、シフト作成に時間がかかってお悩みの場合におすすめです。
従業員ごとのポジションやスペックも設定できるため、シフトの戦力バランスを整えたい場合に便利でしょう。
CSVファイルとしてシフトデータを出力できるので、勤怠管理システムなど別のツールに連携させたい場合も助かります。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 55,000円（税込）〜/拠点 | × | ◯ |
※“SyncUp公式HP参照
JobSuite PARTTIME
出典：https://jobsuite.jp/parttime/
『JobSuite PARTTIME（ジョブスイート パートタイム）』は、株式会社ステラスが提供するシフト作成ツールです。
新卒採用や採用広報、派遣管理などのラインナップがそろったジョブスイートシリーズの1つで、シフト管理を効率化します。
PCやスマートフォンから操作でき、シフト希望の収集からシフト作成、調整、シフト表完成までを一元管理。操作方法は簡単なので、誰でも直感的に使いこなせるでしょう。
業種や企業規模も問わずおすすめできるシフト作成ツールです。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | × | × |
CAST
『CAST（キャスト）』は、クックビズ株式会社が提供するシフト作成ツールです。
シフト希望は自動で収集されるため、あとは人数の過不足や人件費を調整するだけでシフトが完成。人件費も自動で算出されます。
LINEでも使用できるのが大きな特徴で、シフト回収のリマインドやシフト決定通知をLINEで送信可能。シフト表の確認もLINE上で行えるので、従業員にとって非常に便利でしょう。
専用アプリ内に独自のチャットツールも搭載されており、バイト間のコミュニケーションも活性化可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 要問合せ | × | ◯ |
oplus
『oplus（オプラス）』は、Oplus株式会社が提供するシフト作成ツールです。中小企業から大企業まで、20,000社以上の企業に導入されています（※）。
スタンダードプラン・Proプラン・Pro + 勤怠プランの3つの料金プランから選択でき、スタンダードプランは無料で利用可能。
スタンダードプランのユーザー数は100名までに制限されていますが、シフトの集計や作成、管理、出勤要請やメッセージ一括送信など便利な機能がそろっています。
シフトはボタンひとつ押すだけで自動作成できるのもうれしいポイント。あらかじめ条件を決めておけば、その設定に則りシフトを作成可能です。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 有料プラン：100円〜（税要確認） ※100名まで使える無料プランあり | ◯ | 無料プランあり |
※“oplus公式HP”参照
ジョブカン勤怠管理
『ジョブカン勤怠管理』は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムで、シフト作成ツールとしても利用可能です。
出勤管理・シフト管理・休暇、申請管理・工数管理の4機能から使いたい機能だけ選んで導入でき、シフト作成ツールとして使いたい場合はシフト管理機能のみの導入も可能。
わかりやすい画面で直感的にシフトを作成でき、シフトパターンを設定しておけば自動作成も簡単です。
その他機能との組み合わせは自由ですが、勤怠管理とあわせて導入すればデータ連携が便利でしょう。
まずは無料プランから始めることもできるため、費用を抑えたい場合にもおすすめのツールです。
| 月額料金 | AI搭載 | 無料トライアル |
| 220円（税込）〜 | × | ◯ |
無料でできる！エクセルでシフトを自動作成する方法
シフト作成は、エクセルを使って自動作成することも可能です。ここからは、エクセルを使った方法について解説します。
エクセルで作成できるシフト表の種類
エクセルを使ってシフト表を作成する場合、以下にあげた4つのシフト表を作成できます。
- 日別シフト（タイムシフト表）
日別シフト（タイムシフト表）は、1日ごとの勤務時間を一覧化した表です。横軸に時間、縦軸に従業員名を記載し、誰がどの時間帯で勤務しているかをわかりやすく表します。 - 週別シフト
1週間ごとのシフトを一覧化した表で、曜日ごとに誰が出勤するか、合計何人出勤するかを把握できます。 - 月別シフト
1ヶ月ごとのシフトを一覧化した表で、カレンダーのように何日に誰が出勤する予定かを記載します。 - 休暇管理表
基本的には1年ごとの休暇取得状況を一覧化した表で、従業員の年次有給休暇の取得日数を把握できます。
エクセルでシフトを自動作成する3ステップ
エクセルでシフトを自動作成する方法について、3つのステップに沿って解説します。
- 日付と曜日を入力する
シフト表には日付が欠かせません。日付の自動入力を叶えるために、DATE関数を使って日付を入力しましょう。DATE関数を使用する際は、「=DATE(年,月,日)」で入力してください。
また、同じくシフト表に欠かせないのが曜日です。WEEKDAY関数を使用し、DATE関数で日付を入力した下のセルに曜日を入力しましょう。
WEEKDAY関数の入力方法は、「=WEEKDAY(シリアル値,種類）」です。 - 出勤日数と稼働人数を入力する
出勤日数を把握するために、入力済みのセルをカウントできるCOUNTA関数を使いましょう。例えば、Aさんの出勤日数を把握したい場合、Aさんの行のセルを対象にCOUNTA関数を使ってください。
また、従業員別ではなく早番や遅番などの勤務時間で稼働人数を知りたい場合、COUNTIF関数を使って自動で計算しましょう。「=COUNTIF(範囲,検索条件)」で、各条件の稼働人数を把握可能です。 - 出勤人数を入力する
日毎の合計出勤人数を自動で算出するために、「SUM関数」を使用しましょう。各日付の列を対象範囲としてSUM関数を使用すれば、その日に出勤する人数を把握できます。
このように、エクセルでは日付・曜日の入力や出勤人数の計算、稼働人数の計算などを自動化できますが、シフトの収集や入力、調整などを自動化できるわけではないため注意しましょう。
エクセルでシフト作るなら無料のテンプレートもおすすめ
COUNTA関数やSUM関数などを使ってシフト表を作成できますが、もしも面倒な場合はテンプレートを活用するのもおすすめです。
Microsoftが日別・月別で利用できるシフト管理表のテンプレートを配布しているので、一からシートを作る手間を省きたい方は活用してみましょう。
Officeテンプレートの「シフト管理表 (月別・日別)」はこちら
上記以外にも無料のテンプレートは数多く配布されているので、エクセルでシフトを管理したい場合は自社にあったものを探してみてください。
エクセルでシフトを自動作成するメリット
エクセルでシフトを自動作成する場合、以下のメリットがあります。
- 自社オリジナルのシフト表を作成できる
- 使い慣れたツールで管理できる
- シフト管理にかかる費用を抑えられる
エクセルでシフトを作成する場合、シフト表を自社に最適化できるのは大きなメリットです。また、他の業務でもエクセルを使用している場合、使い慣れているため操作に迷うこともありません。
シフト管理に特化したツールを導入しないことで、費用を抑えられるのもうれしいポイントです。
エクセルでシフトを自動作成するデメリット
エクセルでシフトを自動作成するとなると、以下のデメリットがあります。
- 自動化できる範囲は限られる
- 関数に慣れていないと難しい
- 業務が属人化しやすい
- 入力ミスが起こりやすい
- シフト作成に時間がかかる
エクセルで自動化できる範囲は、シフト作成ツールとは異なります。シフトの収集や調整なども自動化したい場合、エクセルでは対応できません。
また、関数に慣れていないと管理が難しく、その難しさ故に業務が属人がしやすいのもデメリットです。
また、手入力の部分が多いことから入力ミスが起こりやすく、効率的に進められない点も課題でしょう。
エクセルではなくシフト作成ツール（シフト管理・作成ソフト）がおすすめな理由
エクセルでのシフト作成は、シフト作成を自動化したい企業・店舗には向いていません。シフト作成を自動化し、効率的に進めるにはシフト作成ツールがおすすめです。
なぜシフト作成ツールがおすすめなのか、5つのポイントに沿って解説します。
- エクセルよりシフト作成が簡単・時短化
- エクセルよりミスが減る
- 調整や欠員募集もしやすい
- 適切な人員配置・人件費削減
- 勤怠管理が効率化する
エクセルよりシフト作成が簡単・時短化
シフト作成ツールは、エクセルよりも簡単にシフトを作成でき、シフト作成にかかる時間も短くできます。
エクセルで管理するとなると、最低限の項目しか自動化できず、シフト自体の入力や調整などは手入力で行わなければなりません。
一方でシフト作成ツールの場合、従業員がアプリやブラウザからシフトを申請すれば、自動でシフト表へと転記されます。条件設定をしておけば、ワンクリックでシフトを作成できるものもあるでしょう。
シフト作成を大幅に自動化することで、エクセルよりも簡単・時短でシフトを作成できるのは大きなメリットです。
エクセルよりミスが減る
エクセルでシフトを作成する場合、手入力の範囲が多いことから、どうしても入力ミスが発生してしまいます。ミスが頻発してしまうと、シフト作成がスムーズに進みません。
しかしシフト作成ツールであれば、シフト作成の一連の流れを自動化でき、手入力が少ないことからエクセルよりミスが減ります。
さらに、AI搭載型のシフト作成ツールであれば、スキルやスタッフ間の相性まで考慮してシフトを組めるなど、精度の高さも期待できるでしょう。
調整や欠員募集もしやすい
エクセルでシフトを管理するとなると、人数の過不足がある場合には、別途従業員に相談するしかありません。場合によっては、他店舗へ連絡しヘルプを要請することもあるでしょう。
一方でシフト作成ツールでは、従業員が不足している場合もツール内で欠員募集が可能なものもあります。複数店舗をまとめて管理できるツールも多く、他店へのヘルプ要請もツール内で行えるのがメリットです。
条件を設定しておけばAIが自動でシフトを作成・調整し、あとは微調整を行うだけで済むツールも多いでしょう。
適切な人員配置・人件費削減
シフト作成ツールを使えば、適切な人員配置や人件費削減も叶います。
シフト作成ツールでは、従業員のポジションやスキルをふまえてシフトを作成可能です。前もって条件設定をしておけば、人員配置やタスクの割り振りも自動で簡単に行えます。
適切な人員配置が叶えば、無駄のない人数でシフトを回すことができ、人件費の削減にもつながるでしょう。
シフト作成ツールによっては、人件費の自動計算が可能な場合もあるため、あわせて活用すればより効果的です。
勤怠管理が効率化する
シフト作成ツールを活用すると、勤怠管理の効率化につながります。
シフトや勤怠を管理する際、重要なのが法令への適切な対応です。労務関連の法律は改定が多く、もれなく対応するために注意する必要があります。
しかしシフト作成ツールであれば、法令違反に関するアラート機能を利用可能です。労務規則に違反するリスクが検知されると、システムからアラートが届くため、法令遵守を自ずと徹底できます。
自動でアラートが届くことから、担当者の負担が減り、勤怠管理の効率化へとつながるでしょう。
シフト作成ツール（シフト管理・作成ソフト）を使う際の注意点
シフト作成ツールを使えば、エクセルよりも効率的にシフトを作成できます。しかし、以下の4点には注意が必要です。
ランニングコストがかかる
シフト作成ツールの多くは、月額あるいは年額のランニングコストがかかります。
本記事で紹介したツールの場合、1ユーザーあたり100〜300円ほどで使用できるものが多いですが、従業員数が多いと費用が膨らんでしまうでしょう。
従業員数が多く、ユーザー数による従量課金だと費用面が不安な場合には、定額制のシフト作成ツールを検討してみてください。
ルールがないと機能しない場合がある
AIが搭載されたシフト作成ツールを導入する場合、ルールが設定されていなければ十分に効果を発揮できません。
シフト作成ツールのAIが得意とするのは、これまで人の手で行われてきた作業を自動化することです。そのため、どんなルールでシフトを作成するをAIに教えなければ、シフトを自動作成しようとしてもうまく機能しないでしょう。
AIを最大限に活用するには、教えるためのルールを整理しておくことが重要です。
勤務日数や公休日数、残業時間数などだけでなく、従業員のポジション、資格の有無といった細かな点のルールまで設けておけば、そのルールに則りAIが働いてくれるでしょう。
細かな事情は考慮できない
AI搭載のシフト作成ツールを利用する場合、ルールを設けた上で機能させることが重要ですが、AIであっても考慮できない事情があります。
例えば、以下のような事情は対応が難しい場合もあるため注意しましょう。
- AさんとBさんの相性があまり良くないため、なるべく同じシフトにはしない
- CさんはDさんを頼れる先輩と言っていたので、なるべく同じシフトにしたい
上記のような、細かな人間関係まで考慮したい場合、AIの自動作成後に微調整を加えるしかありません。
しかし、本記事で紹介した『Shiftmation（シフトメーション）』のように、スタッフの相性まで考慮したシフト作成が可能なツールも見られます。
Shiftmationでは、スタッフの相性を「とても良い・良い・悪い・とても悪い」の4段階で登録でき、相性が悪い場合はシフトが同じ日になりません。一方で、相性がよい場合はシフトが同じになる可能性が上がります（※）。
細かな事業まで対応したい場合、こういったツールを導入するのがおすすめです。
※“Shiftmation公式HP”参照
「AI搭載だから安心」ではない
エクセルからシフト作成ツールへと乗り換える場合、「AI搭載のシフト作成ツールを選んでおけば安心」と思う人もいるかもしれません。しかし、AIが搭載されているからといって、安心できるわけではありません。
シフト作成ツールのAIは、人間によって決められたルールや、これまでのデータなどから学習してシフトを作成します。そのため、ルールに抜け漏れがあった場合にはカバーできません。学習データが不十分な場合も、精度が下がります。
AIに任せたら安心ではなく、あくまでもサポートしてくれる機能であると理解し、シフト作成ツールを活用しましょう。
いろいろなツールを比較してから導入する
シフト作成ツールといっても種類はさまざまで、AI機能の有無、スマホアプリの有無、条件設定の細かさが異なるほか、勤怠管理ができるもの、チャット機能が搭載されたものなど、使える機能も異なります。
そのため、複数のツールを比較してから導入しなければ、どのツールが自社にあっているか判断できません。
複数のツールをまとめて比較したい場合は、一括資料請求を行ってみるのがおすすめです。どのツールの資料を請求すべきかお悩みの場合は、診断サービスから始めてみるのもよいでしょう。
シフト作成ツールに関するよくある質問
- Web（クラウド上）で使える無料のシフト作成ツールはある？
- シフト作成が簡単にできるシフト作成ツール／シフト管理ソフトはある？
- 複数人で使える無料のシフト管理アプリ／シフト作成アプリはある？
- Web（クラウド上）で使える無料のシフト作成ツールはある？
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Webで無料のシフト作成ツールはいくつか存在します。特におすすめなのは「oplus（オプラス）」で、100名までは完全無料、基本的なシフト提出・管理・確定などの機能が無料で使え、スマホやPCから利用可能です。
他にも、ジョブカン勤怠管理は10名まで無料で使えますが、データ保持期間は30日間に限られています。また、ハーモス勤怠は30名以下なら完全無料で利用でき、勤怠管理とシフト管理が可能です。
- シフト作成が簡単にできるシフト作成ツール／シフト管理ソフトはある？
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シフト作成を簡単にするツールは多数存在し、特にAI機能を搭載したツールが注目されています。
例えば、「Shiftmation（シフトメーション）」は、ボタン一つでシフトを自動作成できる優れたツールです。スタッフのシフト希望を自動収集し、公休数、出勤人数、スタッフ同士の相性まで考慮してシフトを作成できます。
また、「SHIFTEE」や「Airシフト」などのツールも、スマートフォンやPCから簡単にシフト申請や管理ができ、転記作業を大幅に削減します。
- 複数人で使える無料のシフト管理アプリ／シフト作成アプリはある？
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複数人で使える無料のシフト管理アプリ・シフト作成アプリの代表的なものとして、100名まで無料で利用できる「oplus」があります。シフト提出・管理・確定などの基本機能に加え、メガホン機能や掲示板機能も利用可能です。
また、「シフト表 Lite」は、スタッフの出勤曜日やスキルを登録しておくと、ワンクリックでシフトを自動作成できます。早番・遅番や日勤・夜勤などのシフトパターンにも対応しており、医療や福祉関連の現場でも活用可能です。
「R-GROUP」は完全無料のグループウェアで、ドラッグ&ドロップの簡単操作でシフトを作成できます。タイムライン機能や掲示板機能、チャット機能、出退勤時の打刻機能なども利用可能です。
シフト作成ツールでシフトの自動作成を叶えよう
本記事では、おすすめのシフト作成ツールを紹介するとともに、エクセルよりもシフト作成ツールをおすすめする理由や、シフト作成ツールを使う際の注意点などを解説しました。
シフト作成ツールを導入すれば、面倒になりがちなシフト作成業務を効率化できます。
エクセルでのシフト管理に限界を感じている場合や、毎月のシフト作成業務が負担となっている場合には、シフト作成ツールでシフトの自動作成を叶えてみましょう。
どのシフト作成ツールを選ぶべきかお悩みの場合には、資料の一括請求や診断サービスを活用してみてください。
※本記事では厚生労働省のガイドラインとデジタル庁のワークライフバランスとDX推進に準じ、それを達成する手段と正規の勤怠管理システムを紹介しています。
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