【2023年最新】シフト管理システム比較10選|選び方のポイントやシフト管理システムを導入するメリットも

「効率的なシフト管理システムを知りたい」

「どのシフト管理システムを選んだらいいの?」

と悩んでいるあなたに向けて、この記事を書きました。

シフト管理システムは、スタッフの勤務時間を管理するためのツールで、効率的な運営に欠かせません。しかし、その選び方や導入するメリットなど、詳しく知らない方も多いでしょう。

この記事では、そもそもシフト管理システムとは何か、導入するメリット、選び方のポイントから、おすすめのシフト管理システム10選まで、徹底的に解説していきます。さらに、無料で使えるシフト管理システムもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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目次

そもそもシフト管理システムとは?

シフト管理システムとは、労働スケジュールを自動で組み立てるためのツールのことです。

スタッフの必要数、休み希望日、各従業員の技能などの情報を入力するだけで、完成したシフトが作成されます。多種多様なシステムやサービスが存在するので、業務をより効率的に行うためには、自社の要件に最も適合するものを選択することが重要です。

シフト管理システムでできること

シフト管理システムは、AIが設定した各種条件に基づいて勤務スケジュールを自動的に作り上げてくれるシステムです。例えば、必要なスタッフ数や特定のスキル、休憩時間、連続して働く日数、そして勤務日の間隔といった項目を設定できます。これにより、複雑な勤務スケジュールも効率よく、そしてミスなく作成することが可能になります。

シフト管理システムとエクセルの違いは?

多くの企業がエクセルやGoogleスプレッドシートを使ってシフト管理を行っているかもしれません。

しかし、これらのツールは基本的にシフトの作成までが主な機能です。それ以上の特別な機能はなく、シンプルなシフトしか作成できないか、または作成に時間がかかってしまうこともあるでしょう。

一方、シフト管理システムを使用すれば、複雑なシフトも手軽に、スムーズに作り出すことが可能です。シフト作成以外の機能も提供されているので、エクセルと比較してシフト管理がより効率的になります。

シフト管理システムを導入するメリットは?

シフト管理の問題を解決するためのアプローチには、”Excel管理”や”システム管理”など、いくつかの方法が存在します。

より効率的な運営を目指すために、紙での管理よりもExcelを活用した管理の方が便利です。Excelの関数を使えば、スタッフの勤務時間の合計を簡単に算出したり、シフトにおける必要人数の調整や把握を行いやすくなるからです。

また、複数の店舗を運営している企業にとっては、各店舗の状況や予算を一元管理するために、シフト管理システムの導入は業務を大いに効率化します。以下では、シフト管理システムを導入する際のメリットについて詳しく説明します。

シフト管理システムを導入するメリットとは?

  • シフトを作成の時間を削減できる
  • リスクヘッジができる
  • 負担軽減
  • 人員不足の解決

シフトを作成の時間を削減できる

シフト管理システムを利用すれば、従業員がシフトを提出し、それを担当者がExcelに入力、店舗の状態を確認し、従業員のスキルを考慮してシフトを組むという従来の手作業を大幅に簡素化できます。

特に、管理者が手作業でシフトを組むと、従業員数が多いほどその作業は複雑で時間がかかるものです。時には数日間も必要になることもあります。

しかし、シフト管理システムを利用すると、各従業員がスマートフォンから直接シフトを提出できるため、集計が容易になります。さらに、事前に設定した条件を基にシフトを自動的に組み立ててくれるので、管理作業の負担が大いに軽減されます。

リスクヘッジができる

紙やExcelでシフトを作成すると、手動での入力や訂正が必要になります。その結果、手書きのシフト希望表を担当者が誤読し、予期しない時間に配置したり、スタッフが不足する時間帯が生じたりするなど、人為的なミスを完全に防ぐのは難しいです。

また、一部の従業員が法定労働時間を超過してしまうという労働管理上のリスクもあります。

それに対して、シフト管理システムを使えば、すべてのデータを一括管理することが可能になり、入力や転記のミスを防げます。

さらに、システムを通じて各従業員が自身の労働状況や時間を把握できるため、経験豊富なスタッフやスキルの高いスタッフへの過度な依存によるシフト作成や、それに伴う過労も防止できます。

負担軽減

大量の従業員がいて、さまざまな勤務形態が存在する場合、勤務コードの入力や勤怠データとの照合などにかなりの時間と労力を必要とします。

しかし、勤怠管理機能を持つシフト管理システムを導入すると、各従業員の勤務形態や残業時間、欠勤、早退・遅刻の有無、有給休暇などの情報を自動的に集計できます。

これにより、自動化されたシステムが作業の大部分を担ってくれるため、勤怠管理に関する作業負担は大幅に軽減されるはずです。

人員不足の解決

シフト管理システムを利用すれば、各店舗や現場の特定の曜日や時間帯のシフト状況を瞬時に把握できます。これにより、どの時間帯で人員が不足しているのかを明確に確認できます。

その情報を基に、人員の補充を図るための採用活動を行うなど、具体的な対策を立てやすくなり、一層安定したシフトを組むことができるでしょう。

さらに、従業員が不足したり、欠勤者が出たりした場合でも、シフトに入れる他の従業員への連絡や、他店舗からの応援を依頼することも容易になります。

シフト管理システムの選び方のポイントは?

シフト管理システムの導入や選定は、現代のビジネスにおいて非常に重要な課題の1つです。

シフトを作成の時間を削減できるや人員不足の解決、負担軽減など、シフト管理システムの導入により多くのメリットが得られます。

しかし、多数のシフト管理システムが存在する中で、どのような基準で選定を行えば良いのか、また導入前にどのような準備が必要なのか、

といった疑問はみなさん生じるでしょう。

本項では、シフト管理システムの導入・選定に関する基礎知識から、具体的な選定方法まで、解説していきます。

シフト管理システムの選び方のポイントは?

  • 勤務形態や業務内容に対応しているか
  • 操作が簡単か
  • 予算にあった料金かどうか

労働時間を管理できるか

シフト管理システムには、労働時間に関するアラート機能があるものもあり、これがあると労働管理がとても楽になります。例えば、高校生の勤務可能時間を自動的に把握したり、長時間労働に対して警告を出してくれたりする機能があると、労働時間の管理に関する心配や負担を大きく軽減することができます。

特に、従業員が多い企業の場合、このようなアラート機能があると、それまで気付かなかった問題に早期に気付くことができます。思わぬ時間外労働を避けるためにも、シフト管理システムを選ぶ際は、労働時間管理機能もチェックすることが重要です。

操作が簡単か

シフト管理システムを使うと、従業員自身がアプリやシステムにシフトの希望を入力することが可能になり、管理者のシフトの収集や作成の手間を軽減することができます。

とはいえ、長年会社に貢献してきた従業員の中には、スマートフォンなどの新しい技術になじむのが難しい方もいるでしょう。

サービス提供者の中には、電話やチャットでのサポートを提供しているところもありますが、一部の人々にとっては直接操作を学ばなければ理解するのは難しいかもしれません。

そこで重要なのが、直感的に操作が可能で、テクノロジーに不慣れな従業員でも扱えるようなシステムを選ぶことです。

また、サービス提供者の中には、システム導入時に丁寧な研修を提供するところもあります。このような充実したサポートを持つシフト管理システムを選ぶことも重要です。

予算にあった料金かどうか

最近のシフト管理システムは、ほとんどがクラウド型であり、その利用料金は月額制であることが多いです。価格は「ユーザー1人あたり月額〇〇〇円」のように、リーズナブルな価格で利用できるものもあります。

ただし、料金体系は各製品により異なります。例えば、一見すると月額料金が高めに感じるものでも、利用人数に関係なく使用できるものもあれば、逆に利用人数によって料金が変動するものもあります。

さらに、初期費用が必要なものもありますが、その中にはサポート料が含まれているもの、初期費用は0円でもサポート・サービスがオプションであり追加費用がかかるものもあります。

ですから、契約内容をしっかりと確認すること、そして自社に合った料金形態を選ぶことが大切です。

導入前には、毎月または毎年どの程度の総費用が必要になるのか試算し、その負担が納得できるかどうか確認してから申し込みましょう。

シフト管理システムのおすすめ8選

現在、様々なシフト管理システムがありますが、

ここでは代表的な8社のツールについて説明していきます。

シフト管理システムのおすすめ8選

  • Shiftmation(株式会社アクシバース)
  • らくしふ(株式会社クロスビット)
  • シフオプ(株式会社リクルート)
  • おまかせシフト(ピクオス株式会社)
  • SHIFTEE(株式会社システムサポート)
  • Airシフト(株式会社リクルート)
  • ジョブスイート パートタイム( 株式会社ステラス)
  • Optamo(株式会社モーション)

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Shiftmation(株式会社アクシバース)

出典:https://www.shiftmation.com/

5秒でシフトを作成してくれる人工知能を搭載したShiftmationは、スタッフの勤務希望だけでなく、「夜勤可能者」や「有資格者」、「スキル」や「経験」、さらに「休みの割り当て」など、様々な要素を考慮してシフトを作成します。

そのため、出来上がったシフトは精度が高く、従業員からの納得感も高まります。このサービスは、特に介護・医療、保育、小売・百貨店など、フルタイム専門職が多い業種で広く利用されています。

このシフト自動作成サービスでは、一度作成したシフトも容易に調整・修正することが可能です。「どの部分をどのように修正すれば良いか」がすぐに分かる設計になっており、修正後でも元に戻すことも可能です。さらに、複数の店舗や事業所のシフトを一元的に管理することもでき、本部で全体のシフトを作り、それぞれの場所で微調整するという方法も選択できます。

らくしふ(株式会社クロスビット)

出典:https://rakushifu.jp/

らくしふのシフト管理システムは、導入事業所数が17,000以上という圧倒的な信頼を得ています。

このシステムは、LINEとの結びつきが強く、LINE上で提出された勤務希望が自動的にシステムに反映されます。特徴的なのは、「モデルシフト」という機能で、これにより時間帯ごとに適切な人数や人件費を設定することができます。

そのため、出勤する従業員の過不足をチェックしながら、最適な人数でシフトを作ることが可能となり、不必要な人件費を削減できます。

また、店舗間でのシフト共有、勤怠データとの連携、売り上げと人件費を視野に入れた人時売上高を参考にしたシフト作成なども可能です。これにより、管理者の負担が大幅に軽減されるだけでなく、従来余剰となっていた人件費の削減にも寄与します。

シフオプ(株式会社リクルート)

出典:https://www.shifop.jp/

リクルートが提供するシフト管理システム「シフオプ」は、80,000人以上の人々に活用されています。このシステムはPCだけでなく、スマホを使ってシフトの申請や共有、変更が可能です。シフト作成の際には日別、週別、月別といった多様な組み方を選ぶことができます。

また、あらかじめ設定されたシフトの必要人数や人件費を基に、人手が不足している部分や人件費が過剰な部分を視覚的に理解することが可能です。これにより、より効率的な運営を実現することができます。

さらに、店舗間でシフトを共有し、急な欠員に対して他店舗への援助を求めるメッセージを簡単な操作で一斉に送信することが可能です。そして、従業員の労働時間がコンプライアンスリスクを引き起こさないように、アラートを出す設定も可能です。これらの機能は、管理者だけでなく従業員にとっても非常に便利です。

おまかせシフト(ピクオス株式会社)

出典:https://easy.omakaseshift.jp/

シフト管理システム「おまかせシフト」は、人数に関係なく一定の料金で使用できます。従業員はスマートフォンやPCを使って容易にシフトを申請できるだけでなく、他のスタッフのシフトも確認できます。これにより、緊急のトラブルが起きたときに従業員自身が代わりの人員を探すことが可能となります。

また、管理者はマウスをドラッグするだけでシフトを作成でき、事前に勤務パターンを設定しておけば、そのパターンを入力するだけでシフトを組むことができます。シフトに対する従業員の過不足も1時間ごとに従業員数と必要人数が表示されるので、詳細に確認することが可能です。

また、サポートも充実しており、メールや電話での対応を24時間受け付けています。これらの特徴がこのシステムの大きな魅力となっています。

SHIFTEE(株式会社システムサポート)

出典:https://www.shifteeapp.jp/

SHIFTEEは様々な業種に対応したシフト管理システムで、シフトの提出、希望の送信、そしてシフトの作成を全てオンラインで完了できます。

さらに、人件費の自動計算機能で予算に合ったシフトを作成することができ、また、連続勤務や月間労働時間が規定を超えると警告する労働時間アラート機能など、100以上の便利なオプション機能も用意されています。

日毎や月毎のシフトだけでなく、自由な形式でのシフト作成も可能なため、様々な業界のシフト管理に対応できます。小売業から飲食業、コールセンターや宿泊施設など、幅広い業界で利用が可能です。さらに、iOSやAndroidのスマートフォンやタブレット向けの専用アプリも提供しており、プッシュ通知によりシフトの共有の確実性を高め、スタッフからの応答率も向上させます。

Airシフト(株式会社リクルート)

出典:https://airregi.jp/shift/

「シフトボード」というアルバイトのシフト管理と給与計算を行うアプリと連携したサービスです。従業員が「シフトボード」を通じて送った希望シフトが自動的にシフト表に反映されます。システムが主要なシフト枠を自動作成するので、管理者の手間が大幅に削減されます。

作成したシフトはすぐに従業員と共有可能で、CSVデータとしてダウンロードしたり、シフト表を印刷してオフィスやバックスペースに掲示することも可能です。従業員が不足している時間帯についてのシフト変更要求や出勤依頼も専用アプリで手軽に行うことができ、シフト調整のストレスも減少します。

また、出勤・退勤・休憩時間の打刻や労働時間の集計が可能な勤怠機能も装備しています。設定した時給や交通費等を基に、大まかな人件費の計算も行うことができます。

ジョブスイート パートタイム( 株式会社ステラス)

出典:https://jobsuite.jp/parttime/

「ジョブスイート」シリーズの一部であるシフト管理システムは、合計で1,000社以上の企業が利用しており、スタッフのシフト作成から調整、そして共有までの全ての過程をオンラインで行うことができます。

このシステムは、シフト作成をより効率的に行うための多様な機能を持っています。例えば、各スタッフの勤務可能な曜日や時間、またはその役割(ホールスタッフかキッチンスタッフなど)を事前に設定することができます。

さらに、特定の曜日や時間帯に必要となる役割ごとのスタッフ数も設定することができるので、現場の状況に合わせて最適なシフトをスムーズに作成することが可能です。

Optamo(株式会社モーション)

出典:https://www.optamo.jp/

OptamoはAIを活用した勤務シフト作成のクラウドサービスで、組み合わせ最適化アルゴリズムを駆使して自動的に労働者のスケジュールを作成します。

スタッフのスキル、タスク、コスト、役職、休暇希望日、勤務ルール、さまざまな制約など、多くの要素を考慮に入れて、最良のシフトやタスクを提案します。

このシステムは業種を問わず利用でき、例えば小売や飲食業では、アルバイトやパートタイムのスタッフを効率的に活用するためのヘルプ機能、製造業ではスタッフの技能に基づいて作業ラインを最適化するための機能、大人数のスタッフを持つコールセンターでは、大量のスタッフのシフト希望を確認し反映するための機能など、各業界のニーズに対応した最適なシフト作成が可能です。

無料で使えるシフト管理システムおすすめ人気2選

シフト管理システムにはある一定の条件まで無料で使用できるものもあります。

ここでは代表的な2社のツールについて説明していきます。

無料で使えるシフト管理システムおすすめ人気2選

  • Oplus(Oplus株式会社)
  • Sync Up(パーソルイノベーション株式会社)

Oplus(Oplus株式会社)

出典:https://opluswork.com/

「Oplus」は、最初の100ユーザーまでは無料で使える、導入実績10,000社以上のシフト管理システムです。アプリを使えば、スマートフォンから簡単にシフトを提出でき、その情報は自動的に管理画面に反映されます。また、シフト提出の告知を行うメガホン機能や、スタッフが足りないときに補助を求める掲示板機能も備わっています。

有料プランでは、月額100円/ユーザーで複数店舗間のシフト共有や人件費の計算が可能になります。月額200円/ユーザーのプランでは、スマートフォンを使った打刻や勤怠管理機能も利用できます。さらに、自動シフト作成機能は月額+300円/ユーザーで追加できます。初めは無料プランから始めて、システムに慣れてから有料プランに移行するといった方法も可能です。

Sync Up(パーソルイノベーション株式会社)

出典:https://www.sync-up.jp/

Sync Upは、店舗運営スタッフ向けのシフト管理システムです。最初の60日間は無料で使用できます。

従業員は、提供されているアプリを使って簡単にシフトの申請が可能で、その申請情報は自動的にシフト表に反映されます。管理者は、時間ごとに設定された理想的なスタッフ人数を見ながらシフトを組むことができます。シフト表は簡単に共有でき、印刷することもできますし、各従業員は自分のスマートフォンからいつでも確認できます。

さらに、最大労働時間を設定することで、18歳未満の若年者や外国人労働者が労働基準法に違反することを防ぐ労務管理機能があります。また、シフト表に各業務を割り当てて、シフトと一緒にタスクを事前に伝えられる機能も備わっており、便利に使うことができます。

まとめ

今回はシフト管理システムの選び方から、おすすめのシフト管理システム、無料で利用できるシフト管理システムまで、幅広くご紹介しました。いかがでしたか?

シフト管理システムの導入は、スタッフの労働時間の管理を効率化し、業務のスムーズな運営に大きく寄与します。また、システムによってはスタッフの満足度を高め、働きやすい環境作りにも貢献します。

本記事が、皆様のシフト管理の改善、そして業務運営の一助となることを願っています。適切なシステムを選んで、より良い働き方を実現しましょう。

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※本記事では厚生労働省のガイドラインとデジタル庁のワークライフバランスとDX推進に準じ、それを達成する手段と正規の勤怠管理システムを紹介しています。
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この記事を書いた人

株式会社ふるさと本舗 - Saas編集部 株式会社ふるさと本舗 - Saas編集部

株式会社ふるさと本舗のSaaS編集部では、ビジネスをDXするトレンドツールをご紹介。バックオフィスや営業、マーケティングなどさまざまな業務の“カンタン・便利・効率的”を実現するツールを解説し、世の中のアップデートの促進を目指しています。

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