従業員が立て替えた交通費を支払う交通費精算業務。申請時に経路の確認や金額が正確かの確認に手間がかかることも多く、会計ソフトへの転記作業も必要になります。こうした手間を解決してくれるのが「交通費精算システム」です。本記事では規模別に適したシステムの紹介から、選び方までを解説しているので導入検討の参考にしてみてください。
交通費精算システムとは
交通費精算システムとは、従業員が仕事をする中で発生した交通費の申請から承認までを一貫して行うシステムのことです。
交通費精算業務を単独で行っている場合は少なく、「経費精算業務」の一部として行っていることがほとんどといっても過言ではありません。そのため、交通費精算システムも経費精算システムの一部の機能として搭載されていることがほとんどです。
交通費精算をより簡単で手間がかからないようにするために、システムによっては、交通系ICカードの履歴を自動でシステムに読み取りできる機能や、申請時に乗車駅と降車駅を入力すると自動的に交通費を算出してくれる機能が搭載されています。
交通費精算システムの選び方
自社に適した交通費精算システムを導入するためには、以下の5つの視点を確認しておくことが大切です。
- 交通系ICカードからの取り込みや経路検索が可能か
- アラート機能を搭載しているか
- 会計ソフトとの連携はできるか
- 電子帳簿保存法に対応しているか
- 自社の規模感に適しているか
交通系ICカードからの取り込みや経路検索が可能か
従業員が利用している交通系ICカードから取り込みが可能であれば、交通費精算業務の生産性が上がるとともに、入力ミスによる間違いを防ぐことにもつながります。
具体的にはカードリーダーやスマホを活用して、ICカードの履歴を読み取る機能が備わっているかどうかです。この機能が備わっていれば、いちいちPCへ入力する手間から開放され、自動で交通費申請が可能です。
さらに経路検索が搭載された交通費精算システムであれば、乗車駅と降車駅を入力するだけで、最適な運賃が反映されるため、申請する金額を間違う心配がありません。
アラート機能を搭載しているか
アラート機能とは、申請違反や入力ミスなどを知らせてくれる機能のことです。システムを導入してもチェック体制が整っておらず、申請違反やミスが発生してしまっては意味がありません。
ミスが発生してしまうと差し戻しや修正を行う必要があり、業務効率は必然的に落ち込んでしまいます。こうしたミスの発生をなくし、スムーズな申請や承認につながる体制を整えるためにも、アラート機能が搭載しているかは確認しておくとよいでしょう。
会計ソフトとの連携はできるか
交通費精算システムと自社で活用している会計ソフトが連携できれば、交通費精算で申請したデータが自動的に会計ソフトにも反映されるため、転記作業や二重入力などの手間がなくなります。
また、交通費精算システム単体で導入を検討している場合には、経費精算システムとの連携ができるかの確認もしておくとよいでしょう。交通費精算業務にとどまらず、会計業務や経費精算業務全体の効率化ができるかを考えることが大切です。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法とは、電子取引された帳簿や書類を紙で出力しての保存ではなく、電子データでの保存を義務付けた法律のことです。2024年1月1日から完全義務化がスタートしており、すべての事業者は対応が求められています。
電子帳簿保存法に対応するためには、定められている要件に沿ってデータの保存が必要です。そのため、交通費精算システムを導入する際には、電子帳簿保存法に対応できるシステムかどうかも確認しましょう。
自社の規模感に適しているか
交通費精算システムは、企業規模によっても求められる機能が異なります。たとえば大企業であれば、複雑な業務フローに対応できるように承認ルートをカスタマイズできる機能や多言語機能が備わっているシステムが必要かもしれません。
一方で中小企業のような規模感であれば、誰にでも使いやすいUIや操作感など、シンプルな設計が求められるでしょう。自社の規模感を無視してしまうと、必要な機能が搭載されていない、反対に必要な機能以外もそろっているのでコスパが悪いなどにつながってしまいます。
自社の業務に照らしわせるのはもちろんのこと、規模感に対応したシステムかどうかも確認しましょう。
中小企業向け交通費精算システム15選
自社が中小企業であれば、以下の交通費精算システムを検討するとよいでしょう。なお、経費精算システムの一部として活用するシステムもあるので、自社の業務内容と照らし合わせて検討してみてください。
- ネクストICカード
- 楽楽精算
- SmartGo Staple
- Concur Expense
- J’sNAVI NEO
- 経費BANK
- ジンジャー経費
- TOKIUM経費精算
- HRMOS経費 by eKeihi
- MOT経費精算
- ジョブカン経費精算
- freee支出管理 経費精算Plus
- チムスピ経費
- マネーフォワード クラウド経費
- バクラク経費精算
ネクストICカード(株式会社ジオコード)
『ネクストICカード』は株式会社ジオコードが提供している、クラウド型の交通費精算システムです。交通費精算機能に加えて、勤怠管理機能、経費精算機能の3つに絞っており、非常にシンプルなシステムとなっています。
交通費精算ではICカードリーダーにICカードをかざすだけで、マイページに日付、乗車・降車駅、金額が反映され、申請するデータの確認や整理が可能です。申請も表示されている内容を確認してワンクリックで行えます。さらにクラウド型なので、いつでもどこからでも申請や承認が可能です。
| 料金コスト | ＜基本利用料＞ 要問合せ ＜ユーザー利用料＞ 200円/ユーザー/月（税要確認） |
| 機能 | 交通費精算 勤怠管理 経費精算 |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | 要問合せ |
| 電子帳簿保存法への対応 | 要問合せ |
楽楽精算（株式会社ラクス）
参照：https://www.rakurakuseisan.jp/
『楽楽精算』は株式会社ラクスが提供している、会社の規模や業種を問わずに導入ができるクラウド型の経費精算システムです。交通費精算はシステムの一部の機能として利用できます。
カードリーダーにICカードをかざせば履歴の読み取りが完了。さらに「乗換案内」が内蔵されており「早」「楽」「安」などのアイコンで最適なルートが一瞬で把握できます。
また、交通手段やルール違反に該当する申請については、すべて自動でブロック。申請者とのやり取りを極力削減し、業務効率化にも貢献します。
| 料金 | ＜初期費用＞ 110,000円（税込） ＜月額費用＞ 33,000円〜（税込）※利用人数によって変動 |
| 機能 | 交通系ICカード取込 乗換案内ソフト内蔵 定期区間の自動控除 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪️ |
SmartGo Staple（NTTコミュニケーションズ株式会社）
参照：https://www.ntt.com/business/services/application/smartworkstyle/smartgo-staple.html
『SmartGo Staple』はNTTコミュニケーションズ株式会社が提供している、モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードが一体となった経費精算システムです。
モバイルSuicaと一体となっているため、連携したモバイルSuicaを活用すれば改札を通るだけで申請が完了。
利用した経路および金額は自動でシステムに連携されるため、申請やチェック業務の負担が軽減されます。従業員の経費立替もなくなるため、業務効率化も可能です。
| 料金 | ＜月額料金＞ SmartGo®Staple1,100円（税込）/ID Smart Goプラン880円（税込）/ID Stapleプラン660円（税込）/ID |
| 機能 | モバイルSuica連携 支払データの自動連携 など |
| 無料トライアル | × |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪️ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
Concur Expense（株式会社コンカー）
参照：https://www.concur.co.jp/expense-management
『Concur Expense』は株式会社コンカーが提供している、「5つのレス」で経費精算業務を効率化させる経費精算システムです。
「5つのレス」はペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、入力レス、運用レスとなっており、交通費精算においても、Suicaから利用履歴の取り込みも可能です。また、モバイルSuicaやPASMOなどのモバイル端末からの連携も行えます。
| 料金 | ＜オンリー＞ 30,000円台〜（税要確認）/月 ＜エントリー＞ ＜ベーシック＞ ＜ベーシック＋＞ 各要問合せ |
| 機能 | 交通系ICカード、クレジットカード、PayPayなど連携 OCR 経路検索・定期代控除 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪️ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
J’sNAVI NEO（株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）
『J’sNAVI NEO』は株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供している、ICカードの連携から入力ミスのアラート機能も搭載している経費精算システムです。
交通系ICカードと連携できるため、入力ミスなどの発生を削減。入力漏れがある場合は、アラート機能で確実に知らせてくれます。さらに会計システムとの連携によって、転記作業も不要。経理担当者の業務負担を確実に軽減してくれます。
| 料金 | ＜基本利用料＞ 33,000円（税込）/月（～50名の場合）※別途初期費用あり。要問合せ ＜オプション利用料＞ 要問合せ |
| 機能 | 規定チェック 定期区間の自動控除・検索サービス連携 勘定科目の自動仕訳 など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪️ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
経費BANK（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
『経費BANK』はSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供している、テレワークにも対応できるクラウド型経費精算システムです。
Webブラウザからいつでもどこでも申請と承認ができ、社内規定に違反している申請は自動でチェックしてくれます。交通費申請は乗換案内・交通系ICカード連携でスマホから簡単に申請が可能です。さらにモバイルSuicaを利用している場合でもワンクリックでの取り込みが行えます。
| 料金 | ＜初期費用＞ 0円 ＜月額利用料＞ 1,650円（税込）/5ID |
| 機能 | モバイルSuica/PASMOの利用明細をワンクリックで取得 交通系ICカード読み取り 経路検索システム など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
ジンジャー経費（jinjer株式会社）
参照：https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/
『ジンジャー経費』はjinjer株式会社が提供している、パソコン・スマホのどちらかでも申請や承認が行える経費精算システムです。自社でジンジャーシリーズを利用していれば、簡単に連携ができ、経費精算業務全体の効率化につながります。
交通費精算はスマホから簡単に申請が可能。経路の自動検索も行うため、確認も容易です。承認ルートも自社でカスタマイズできるため、運用にあわせて自由に設定できます。
| 料金 | ＜初期費用＞ 要問合せ ＜サービス利用料＞ 660円（税込）/月 |
| 機能 | スマートフォンアプリ対応 規定違反の確認 領収書読み取り など |
| 無料トライアル | ⚪️ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
参照：https://www.keihi.com/expense/
『TOKIUM経費精算』は株式会社TOKIUMが提供している、交通費精算を含む経費精算業務の完全ペーパーレスを実現する経費精算システムです。
申請者は領収書を撮影して送付するだけで申請が可能。承認者はシステム上で申請内容と画像を確認するだけで承認が可能です。
交通費は、交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで乗車履歴を自動取得し、経費登録が行えます。乗換案内「駅すぱあと」とも連携しているため、ルートの確認も容易です。
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | ICカード連携 定期区間自動控除 領収書画像のデータ化 など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
HRMOS経費 by eKeihi（イージーソフト株式会社）
参照：https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/
『HRMOS経費 by eKeihi』はイージーソフト株式会社が提供している、税理士法人が監修している経費精算システムです。
税理士が監修しているため、電子帳簿保存法やインボイス制度にはもちろん対応しています。交通費の精算では入力制御やエラーチェック機能によって、不備のある申請は行えません。
さらにICカードの自動読込で入力ミスの発生も防ぎます。登録されたデータは仕訳ルールに沿って、自動仕訳が可能。経費精算業務全体の効率化に貢献します。
| 料金 | ＜初期費用＞ 0円 ＜月額費用＞ 31,900円（税込）〜※利用者数によって変装 |
| 機能 | 交通系ICカード読み取り 「駅すぱあと」連携 訪問パターン登録 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
MOT経費精算（株式会社バルテック）
『MOT経費精算』は株式会社バルテックが提供している、経理のDXを推進できる経費精算システムです。ペーパーレス化の推進やテレワークにも十分対応できるクラウド型システムとなっており、インボイスや電子帳簿保存法にも対応できます。
交通費精算ではICカードリーダーを活用した読み取りで、簡単に申請が可能。スマホからでも申請や承認が行えます。経理担当者は内容を確認後、経費の支払いリストをシステムが自動で作成してくれるため、業務効率化が可能です。
| 料金コスト | ＜初期費用＞ 33,000円（税込） ＜月額費用＞ 4,378円（税込）〜 |
| 機能 | 交通系ICカードの読み込み 乗換案内ソフト「駅すぱあと」連携 定期区間の自動控除 など |
| 無料トライアル | ⚪️ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）
『ジョブカン経費精算』は株式会社DONUTSが提供している、シンプルで使いやすいデザインが特徴の経費精算システムです。スマホやパソコンからわかりやすいUIで、誰でも簡単に申請が可能。
申請する経路の自動検索や金額を自動で算出してくれます。もちろんICカードからのデータ取り込みにも対応しているため、申請する際の手間を削減可能です。
交通費明細も自動で作成してくれるため、管理者のミスの削減や業務効率化に貢献します。
| 料金 | ＜初期費用＞ 0円 ＜月額費用＞ （ジョブカン経費精算）440円（税込）/ユーザー （経費精算・ワークフローセット）660円（税込）/ユーザー |
| 機能 | 交通費明細・乗換案内連携 ICカード読み取り 仕訳データ・FBデータ作成 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
freee支出管理 経費精算Plus（freee株式会社）
参照：https://www.freee.co.jp/spend-management/
『freee支出管理 経費精算Plus』はfreee株式会社が提供している、AIが搭載されている経費精算システムです。支払限度制御や振込をAIチェックによって意図しない支払いを予防し、自社のルールに基づいた運用が行えます。
スマホからの申請や承認にも対応。給与情報や連携振込データとの自動作成にも対応しています。
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | AIチェック OCR機能 金額自動入力 など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
チムスピ経費（株式会社チームスピリット）
参照：https://www.teamspirit.com/ex/
『チムスピ経費』は株式会社チームスピリットが提供している、申請種別毎に柔軟なカスタマイズが可能な経費精算システムです。
交通費精算であれば、自社のこれまで利用していたフォーマットと似たレイアウトに設定できます。さらに不正入力のエラー設定も詳細に設定可能。利用状況はダッシュボードから簡単に把握できるのも魅力的な点です。
| 料金 | ＜月額費用＞ 330円（税込）/ユーザー ※月額ライセンス料金に加え基本サポート費発生（要問合せ） ※最低利用人数：50ライセンスから |
| 機能 | 外部乗換サービス連携 OCR領収書読み取り 入力項目の拡張カスタマイズ など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
参照：https://biz.moneyforward.com/expense/
『マネーフォワード クラウド経費』は株式会社マネーフォワードが提供している、明細データを自動取得できるクラウド型の経費精算システムです。
交通系ICカードと連携ができ、利用明細は自動で取得可能。対象の明細を選択すれば簡単に申請ができます。経費精算の規定にあわせてエラーやアラートの設定ができ、二重申請の場合はアラートで事前に検知可能です。
さらに内蔵されたチャット機能を活用することで、申請ごとに対象者とやり取りができるため、迅速な対応にもつながります。
| 料金コスト | ＜スモールビジネス＞ 年額プラン：3,278円/月 月額プラン：4,378円/月 ＜ビジネス＞ 年額プラン：5,478円 月額プラン：6,578円 |
| 機能 | ICカードから交通費入力 経路検索から交通費入力 不備入力防止 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
バクラク経費精算（株式会社LayerX）
参照：https://bakuraku.jp/expense/
『バクラク経費精算』は株式会社LayerXが提供している、「全員の作業を爆速＆ラクラクに！」をコンセプトにした経費精算システムです。
実際の現場と管理部門の間のワークフローを構築し、シームレスな連携をサポート。さらにAI技術を用いて、面倒な入力や確認作業を自動化します。スマホアプリを用いて領収書の自動読み取りが可能であったり、過去の検索履歴から交通経路の検索が容易に行えたりします。
二重申請自動検知機能もあるため、間違った申請を予防しやすいのもポイントです。
| 料金 | ＜月額費用＞ 22,000円（税込）〜 |
| 機能 | 交通系ICカード読取り 交通経路検索/定期区間控除 承認経路分岐 など |
| 無料トライアル | ⚪︎ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪️ |
大企業向けの交通費精算システム
大企業向けに対応している交通費精算システムは、以下の3つが挙げられます。
Spendia（TIS株式会社）
参照：https://www.tis.jp/service_solution/spendia/
『Spendia』はTIS株式会社が提供している、あらゆる業種・業態の特有要件にフィットした経費精算システムです。
スマートフォンを活用した申請や承認はもちろんのこと、設定が柔軟で自由度が高いのが特徴です。たとえば、大企業特有の複雑な規定や承認プロセスにも問題なく対応できます。
交通費精算でも経路検索や交通系ICカード明細取込に加え、GPS移動距離精算などユニークな機能が搭載。規定違反や不正検知機能もあるため、安心した運用が行えます。
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | 経路検索・定期控除 交通系ICカード明細取込 GPS移動距離精算 など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
WiMS/SaaS経費精算システム（株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー）
参照：https://wims-saas.solty.co.jp/products/keihi.html
『WiMS/SaaS経費精算システム』は株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジーが提供している、柔軟性の高いワークフローシステムを搭載している経費精算システムです。
ワークフローは申請内容による分岐、所属や役職などでそれぞれ設定ができ、自社の運用体制に沿った環境を構築できます。
さらにグループ会社を跨いだ承認や会社間取引、親会社代行支払など、大企業に多いグループ会社間での管理も容易に可能です。
| 料金 | 要問合せ |
| 機能 | 入力補助機能 ジョルダン乗換案内と連動 交通系ICカードデータ読み込み など |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | 要問合せ |
MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼（パナソニック ネットソリューションズ株式会社）
参照：https://www.majorflowz.com/
『MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼』はパナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供している、申請から支払を一元管理できる経費精算システムです。
交通費精算は電車の乗車時に利用した交通系ICカードを、リーダーにかざすだけで簡単に取り込みが可能。入力の手間を削減しています。
さらにJR東日本グループのICカード連携型交通費精算サービス「transit manager」を連携の仕組みとして採用しており、駅情報の更新や路線変更などにも迅速に対応可能です。
| 料金コスト | ＜初期費用＞ 55,000円（税込） ＜月額費用＞ 基本（50USERまで）：33,000円（税込） 追加（50Userまで）：11,000円（税込） |
| 機能 | 交通系ICカード連携 乗換案内 予算実績管理 など |
| 無料トライアル | ⚪️ |
| 会計ソフトとの連携 | ⚪︎ |
| 電子帳簿保存法への対応 | ⚪︎ |
交通費精算システム導入の目的
交通費精算システムを導入する目的としては、主に以下の3点が挙げられます。
- 申請や承認の効率化
- 経理業務の負担軽減
- ペーパーレス化の推進
申請や承認の効率化
交通費精算業務に時間を取られてしまうと、従業員が本来行うべきコア業務に集中できる時間が少なくなってしまい、生産性向上も難しくなってしまいます。
申請に関わる入力やスマホで簡単に承認できる交通費精算システムを導入できれば、時間や手間をかけることなく、交通費精算業務は完了します。システムによって隙間時間に作業を行えるようになれば、時間の有効活用につながり、業務効率化に大きく貢献可能です。
経理業務の負担軽減
交通費精算業務は経費精算業務の一部であることに加え、会計業務にも大きく関わってきます。交通費精算を正確な数字で処理したとしても、会計システムへ打ち込む際にミスをしてしまうと処理計算は合いません。
こうした二重入力作業が発生してしまうと、経理業務の負担は大きくなってしまい、業務効率化にはほど遠くなってしまいます。会計ソフトと連携できるシステムであれば、二重入力作業は発生せず、自動で仕訳も行われるため、経理業務の負担軽減に大きく貢献します。
ペーパーレス化の推進
現在、交通費精算業務を紙で行っている場合、システムを導入することで、紙から電子への申請に切り替えられます。スマホやパソコンから申請を行い、リアルタイムで状況把握もできるため、紙での申請・承認よりも時間的コストもかかりません。
また電子申請となることで紙が不要になり、コスト削減にもつながります。ほかにも領収書保管のためのファイリングが不要、ペーパーレス化が進むことでオフィスの省スペース化の実現にもつながるため、トータル的なコスト削減も可能です。
交通費精算システムから経費精算業務を効率化させよう
交通費精算システムを導入する際には、交通費精算業務だけではなく、経費精算業務全体の効率化が図れるかという視点から見ていくとよいでしょう。
自社で利用している会計ソフトと連携ができれば、会計業務の効率化にもつながります。本記事で挙げた「システムの選び方」を参考に、自社に適したシステムを導入してみてください。
※本記事では厚生労働省のガイドラインとデジタル庁のワークライフバランスとDX推進に準じ、それを達成する手段と正規の勤怠管理システムを紹介しています。
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